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Che siate un'agenzia creativa, una società di consulenza o una cooperativa con progetti finanziati, il problema è sempre lo stesso: sapere quanto vi costa davvero ogni progetto e quanto ci guadagnate. RevasOS ve lo dice in tempo reale — non a fine anno, non dalla commercialista.
01. Il problema
Cambiano i clienti, cambiano i deliverable, cambiano i contratti. Ma il meccanismo è sempre lo stesso: vendete tempo, comprate tempo, e da qualche parte in mezzo dovrebbe esserci un margine. Il punto è che quel margine quasi nessuno lo vede in tempo reale. Lo scoprite a progetto chiuso, a trimestre finito, a bilancio depositato. Quando non potete più fare niente.
RevasOS esiste per cambiare quel momento. Il margine non è un numero che ricostruite dopo ma è un numero che leggete mentre lavorate.
02. Agenzie creative e di comunicazione
Il team creativo lavora su cinque progetti contemporaneamente. L'art director che doveva fare quattro ore sul cliente A ne ha fatte sedici, ma nessuno se n'è accorto finché il progetto non ha iniziato a sanguinare. Il media buyer ha speso budget su una campagna e la fattura è finita nella contabilità generale, non nella commessa. A fine trimestre la commercialista vi dice il margine complessivo dell'agenzia — ma non quello del singolo progetto. E voi non sapete su quali clienti state guadagnando e su quali state lavorando gratis.
I creativi usano un tool per i task. Gli account gestiscono i preventivi in un foglio condiviso. L'amministrazione tiene le fatture nel gestionale. Il margine del singolo progetto è una sensazione, non un numero. E quando un cliente chiede uno sconto, dite di sì a occhio — perché non avete i dati per dire di no.
Ogni ora che il team segna su un progetto aggiorna il budget in tempo reale. Le fatture dei fornitori — stampa, media, hosting, licenze — si agganciano alla commessa. Le fatture emesse al cliente diventano ricavi reali. Il margine è un numero che leggete oggi, non una sorpresa che scoprite domani. Sapete su quali clienti state guadagnando. E quando qualcuno chiede lo sconto, avete i numeri per decidere.
03. Consulenza e system integration
Gestite progetti a corpo, contratti T&M, retainer mensili. Il team lavora, il cliente è contento, la fattura è stata emessa. Ma quanto vi è costato davvero quel progetto? Le ore del partner senior che "dava solo una mano" non le ha tracciate nessuno. Il subfornitore esterno è nella contabilità generale, non nella commessa. Il costo vero del progetto è sempre più alto di quello che pensate — e lo scoprite sempre troppo tardi.
Le ore finiscono in un tool di time-tracking. I budget vivono in Excel. Le fatture dei subfornitori stanno nel gestionale contabile. A fine mese il responsabile operativo passa giorni a incrociare tre fonti diverse. Poi manda i numeri alla direzione e spera che siano giusti.
Il flusso è uno solo. Le ore del team si trasformano in costi attraverso il costo orario di ogni risorsa. Le fatture dei fornitori si agganciano alla commessa. Le spese di trasferta finiscono nel budget del progetto. Il forecast vi dice dove sarà il margine a fine progetto, basato sul ritmo attuale. Il responsabile operativo smette di fare il ragioniere e torna a fare strategia.
04. Studi tecnici e professionali
Le commesse tecniche sono lunghe, complesse e fatte di pezzi che si accumulano nel tempo: rilievi, trasferte, consulenze esterne, ore dei soci che nessuno contabilizza. Il fatturato dello studio lo conoscete. Ma il margine della singola commessa — quello reale, con dentro tutto — quasi mai. E quando lo ricostruite a fine anno, è tardi per correggere qualsiasi cosa.
Il costo della commessa è una stima che nessuno aggiorna. Le ore dei soci fondatori non vengono tracciate perché "tanto sono costi fissi". La fattura del subappaltatore finisce nella contabilità generale, non nel progetto. A fine anno scoprite che tre commesse su dieci hanno lavorato in perdita — ma non sapete quali, né perché.
Ogni commessa è un'unità di profitto autonoma. Anche i soci tracciano il tempo — trenta secondi dal telefono. Le fatture dei consulenti esterni e dei subappaltatori si agganciano alla linea di budget. Il costo reale si aggiorna ogni giorno. Il margine previsto e quello reale sono sempre visibili — e quando i numeri non tornano, avete il tempo per rinegoziare o correggere la rotta.
05. Software e IT Services
Il team sviluppa, manutenzione, supporta. Alcuni progetti sono a corpo, altri a consuntivo, altri sono retainer. Le ore billable e le ore effettive non coincidono mai, e il gap tra le due è esattamente dove si nasconde il margine — o la perdita. Ma per vederlo serve incrociare timesheet, rate card, fatture e costi dei fornitori. E quasi nessuno lo fa in tempo reale.
Gli sviluppatori tracciano le ore in un tool. I project manager gestiscono i budget in un foglio. L'amministrazione fattura dal gestionale. Nessuno di questi tre sistemi parla con gli altri. L'utilization rate del team è un mistero. Il margine del progetto lo scoprite a fine quarter, quando il PM ha già preso il prossimo progetto e non c'è più niente da fare.
Le ore che il team logga sui task aggiornano il budget del progetto in tempo reale. Il costo orario di ogni risorsa trasforma le ore in euro. Le fatture — emesse e ricevute — si collegano alla commessa. Vedete l'utilization del team, il burn-rate del budget e il margine previsto. Quando un progetto inizia a deragliare, lo sapete questa settimana — non il prossimo trimestre.
06. Marketing e digital agency
Gestite campagne, producete contenuti, comprate media. Ogni progetto è un mix di ore interne, fornitori esterni e costi vivi che si accumulano giorno dopo giorno. Il cliente paga un fee mensile o un progetto a corpo — e voi dovete capire se quel fee copre davvero tutto quello che ci mettete dentro. Spoiler: spesso non lo copre. Ma lo scoprite troppo tardi.
Le ore dei social media manager finiscono in un timesheet che nessuno riconcilia. I costi dei media buy, delle grafiche esterne e dei video stanno nella contabilità generale, non nella commessa del cliente. A fine anno il revenue per client lo sapete, il margine per client no.
Ogni ora e ogni costo nascono già collegati al progetto. Il media spending del cliente A è un costo nel budget del cliente A. Le ore del team sono valorizzate al costo orario reale. Sapete quale cliente vi rende e quale vi costa — e lo sapete adesso, mentre la campagna è ancora in corso. Quando rinnovate il contratto, avete i numeri per decidere il prezzo giusto.
07. Cooperative e non profit
Lavorate con bandi, fondi europei, grant di fondazioni. Ogni progetto ha le sue regole: quali costi sono ammissibili, come vanno allocate le ore, che formato serve per la rendicontazione. Un'ora sbagliata significa fondi da restituire. Una spesa non documentata è un rischio in fase di revisione. E preparare i report per i finanziatori richiede settimane di lavoro manuale — settimane che il vostro team dovrebbe dedicare alla missione.
Le ore si raccolgono in un foglio. Le spese vengono ricostruite a fine progetto. La rendicontazione per il finanziatore richiede settimane: chi ha fatto cosa, quando, su quale linea di budget, con quale giustificativo. Ogni revisione è un'incognita. E il burn-rate dei fondi lo sapete solo quando qualcuno si siede e ricostruisce i numeri a mano.
Ogni ora e ogni spesa nascono già vincolate al progetto e alla linea di budget corretta. Le linee di costo rispecchiano la struttura del bando. Il burn-rate dei fondi è visibile in tempo reale — sapete quanto avete speso, quanto vi resta e se siete in linea con il piano. Quando arriva il revisore, i dati sono già lì: tracciati, organizzati, pronti. Il team torna a lavorare sulla missione.
08. Interior design e studi di progettazione
Un progetto di interior design è un intreccio di ore di progettazione, fornitori di materiali, artigiani, trasferte in cantiere e revisioni che il cliente chiede "al volo" ma che costano tempo reale. Il preventivo iniziale raramente racconta tutta la storia — e il margine reale lo scoprite solo quando il progetto è finito e i conti non tornano come speravate.
Le ore di progettazione non vengono tracciate — "ci mettiamo quello che ci vuole". Le fatture dei fornitori e degli artigiani finiscono nella contabilità dello studio, non nella commessa del cliente. Le revisioni extra non vengono quantificate. A fine progetto sapete quanto avete fatturato, ma non quanto vi è costato.
Ogni commessa ha il suo budget con le stime di costo per progettazione, materiali, fornitori e trasferte. Le ore del team si tracciano in trenta secondi. Le fatture degli artigiani e dei fornitori si agganciano al progetto. Le revisioni extra diventano ore visibili — e quando il cliente chiede la quinta modifica, avete i numeri per aprire la conversazione sul costo.
C'è uno spazio vuoto nel mercato dei software per chi vende servizi. Da un lato ci sono i project manager (Asana, Monday, Trello) che vi aiutano a organizzare il lavoro ma non sanno cosa sia un costo orario, un budget di commessa o un margine. Dall'altro ci sono gli ERP e i gestionali enterprise che fanno tutto, costano molto e richiedono mesi per partire.
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RevasOS sta nel mezzo. Vi dà il budget di progetto, il report finanziario, il workload del team, il registro fatture. Vi dice il margine di ogni commessa in tempo reale. E lo fa senza mesi di configurazione, senza consulenti a giornata, senza un'interfaccia che richiede un corso per essere usata.
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Non è il software che fa di più. È quello che fa il giusto e lo fa bene.
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E se un giorno vi serve di più (gestione del personale, timbrature certificate, sito web) è lo stesso sistema che cresce con voi. Un modulo alla volta. Senza migrazioni, senza integrazioni da costruire, senza ricominciare da zero.
Le ore che i collaboratori segnano sui progetti sono lo stesso dato che serve per gestire le presenze, le ferie e l'export per il consulente del lavoro. Su qualsiasi altra piattaforma, sono due software separati da comprare, implementare e far dialogare tra loro. Su RevasOS, è lo stesso sistema.
Attivate i moduli HR e le persone che già segnano le ore sui progetti iniziano anche a timbrare le presenze, a richiedere le ferie e a inserire le note spese. Nessun nuovo onboarding. Nessuna migrazione. Il collaboratore è lo stesso, il database è lo stesso.
E funziona anche al contrario: se un collaboratore è in malattia nel modulo HR, la sua disponibilità nei progetti si aggiorna da sola. Non assegnate più task a chi non c'è. Non scoprite i buchi di copertura il lunedì mattina.
Per le agenzie che sviluppano siti web, il progetto e il prodotto di solito vivono in due mondi separati: il project management da una parte, lo staging dall'altra. Con RevasOS, il sito del cliente lo create direttamente nella piattaforma — con il CMS integrato, i template, il dominio incluso.
Il risultato è che il budget del progetto sa esattamente quanto è costato produrre quel sito: dalle ore di design alle ore di sviluppo, dai costi del dominio alle revisioni del cliente. Il margine non è una stima — è il dato reale. E quando consegnate il sito al cliente, gli lasciate un CMS autonomo che può gestire senza chiamarvi per ogni modifica.
Progetto, prodotto e margine. Tutti nello stesso posto.
Abbandona i fogli di calcolo frammentati e le lente riconciliazioni manuali di fine mese. Passa a un'infrastruttura finanziaria che collega le ore lavorate, le note spese e le fatture direttamente al budget di progetto. I nostri specialisti ti affiancheranno per un setup operativo su misura.
